Déclaration de non-condamnation : le modèle à remplir et les erreurs qui bloquent le dossier
La déclaration de non-condamnation est une attestation sur l’honneur que vous rédigez et signez pour certaines formalités de création ou de direction d’entreprise. Elle indique que vous ne faites pas l’objet d’une condamnation ou d’une sanction vous interdisant d’exercer l’activité concernée. Généralement accompagnée de votre filiation, elle est jointe au dossier déposé sur le Guichet unique. Voici un modèle à compléter et les vérifications à effectuer avant de le transmettre.
Un modèle de déclaration de non-condamnation et de filiation à recopier
Vous pouvez préparer ce document sur papier libre ou dans un traitement de texte. Aucun passage devant un notaire n’est nécessaire pour cette attestation. Remplacez tous les éléments entre crochets, puis datez et signez personnellement le document.
Déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation
Je soussigné(e), [nom de naissance, nom d’usage le cas échéant et prénoms], né(e) le [date de naissance] à [commune et pays de naissance], demeurant [adresse personnelle complète],
fils / fille de [nom de naissance et prénoms du père] et de [nom de naissance et prénoms de la mère],
déclare sur l’honneur n’avoir fait l’objet d’aucune condamnation pénale ni de sanction civile ou administrative de nature à m’interdire d’exercer une activité commerciale ou de gérer, d’administrer ou de diriger une personne morale.
Fait à [lieu], le [date].
Signature de l’intéressé(e) : [signature]
Ce texte correspond à la formulation usuelle pour les formalités commerciales et les dirigeants de société. Si un modèle spécifique est demandé pour votre activité ou votre formalité, reprenezz son libellé, notamment pour une activité artisanale ou réglementée.
Un modèle officiel intitulé « Déclaration de non-condamnation et de filiation » est également proposé par Service-Public. Il permet de préparer le document, mais ne remplace pas votre engagement personnel : c’est bien la déclaration complétée et signée qui doit être produite, pas le formulaire vierge.
Qui doit fournir cette attestation et à quel moment ?
La déclaration sert à vérifier que la personne qui crée ou dirige l’entreprise n’est pas frappée d’une interdiction incompatible avec ses fonctions. Elle concerne une personne physique : ce n’est pas la société elle-même qui atteste de sa non-condamnation.
Créateur individuel, microentrepreneur ou dirigeant de société
Elle est notamment demandée lors de l’immatriculation d’un entrepreneur individuel exerçant une activité commerciale ou artisanale, y compris sous le régime de la microentreprise, et lors de la déclaration de dirigeants de société concernés. Le régime microentrepreneur ne dispense donc pas, à lui seul, de fournir cette pièce. Les justificatifs attendus dépendent de l’activité et de la qualité déclarée.
Un simple associé n’a pas à signer cette déclaration au seul motif qu’il détient des parts. En revanche, s’il exerce également une fonction de direction soumise à cette obligation, il la fournit à ce titre. Lorsque plusieurs dirigeants sont concernés, chacun établit sa propre déclaration.
Une pièce à joindre à la formalité, pas à envoyer isolément
Le document accompagne le dossier de création ou, selon le cas, une formalité de modification telle que la nomination d’un nouveau dirigeant. Depuis le 1er janvier 2023, les formalités d’entreprise passent par le Guichet unique, opéré par l’INPI. Elles permettent notamment l’inscription au registre national des entreprises, le RNE, et au registre du commerce et des sociétés, le RCS, lorsque l’activité le nécessite.
Consultez la liste des pièces générée pour votre situation : elle détermine ce que vous devez effectivement joindre. Pour une activité réglementée, cette attestation ne remplace ni un diplôme, ni une autorisation professionnelle, ni les autres justificatifs exigés.
Les mentions à contrôler avant de signer
La rédaction est courte, mais une identité incomplète ou une signature oubliée peut entraîner une demande de régularisation. Pour éviter les incohérences, remplissez la déclaration avec votre pièce d’identité et les informations saisies dans la formalité sous les yeux.
| Élément | Vérification utile |
|---|---|
| Identité | Indiquer le nom de naissance, les prénoms et, si nécessaire, le nom d’usage. |
| Naissance | Préciser la date et le lieu ; ajouter le pays pour une naissance à l’étranger. |
| Domicile | Renseigner l’adresse personnelle complète, sans la confondre avec le siège social. |
| Filiation | Indiquer les noms de naissance et prénoms des parents, conformément à l’état civil. |
| Engagement | Conserver la mention relative aux condamnations et sanctions empêchant l’exercice ou la gestion. |
| Date et signature | Dater la déclaration et la signer personnellement avant le dépôt. |
La filiation permet de distinguer deux personnes portant le même nom, notamment lors des vérifications administratives. Elle ne signifie pas que vos parents participent à l’entreprise ou garantissent vos engagements. Si une filiation n’est pas établie, n’inventez aucune information : reprenez votre état civil et demandez, si nécessaire, une précision au service chargé du dossier.
Le modèle est une béquille rédactionnelle, pas un contrôle de cohérence automatique. Une bonne méthode consiste à relire horizontalement vos documents : même nom de naissance sur l’attestation et la pièce d’identité, mêmes prénoms dans le formulaire, même date de naissance partout. Ce rapprochement entre pièces repère des erreurs qu’une simple relecture du texte laisse passer.
Signer et déposer un fichier réellement exploitable
La solution la plus simple consiste à compléter le document, à l’imprimer, à le dater et à le signer à la main, puis à le numériser intégralement. Conservez l’original signé. Vous pouvez aussi utiliser une signature électronique adaptée lorsque les modalités de la formalité le permettent.
La signature de la formalité en ligne ne doit pas être confondue avec celle de l’attestation jointe. Un nom tapé au bas d’un document n’offre pas, à lui seul, les garanties d’une signature électronique. Assurez-vous que la déclaration transmise porte bien une signature recevable.
- Remplacez tous les champs du modèle et supprimez les indications entre crochets.
- Vérifiez que la date, la signature et la filiation sont présentes.
- Créez un fichier lisible, de préférence en PDF si ce format est accepté.
- Ouvrez le fichier pour contrôler qu’aucune ligne ni signature n’est coupée.
- Déposez-le dans la rubrique des pièces justificatives correspondant à la déclaration.
Si vous utilisez une photographie, évitez les ombres, les reflets et les bords manquants. Suivez les limites de taille et les formats indiqués par le portail. En cas de demande de régularisation, lisez le motif précis avant de renvoyer une nouvelle version : une pièce identique ne corrigera pas une mention absente.
Casier judiciaire et fausse déclaration : la portée de votre engagement
La déclaration de non-condamnation n’est pas un extrait de casier judiciaire. Pour cette pièce, vous n’avez normalement pas à joindre spontanément votre bulletin n° 3. Les autorités habilitées peuvent effectuer leurs propres vérifications, notamment à partir du bulletin n° 2, auquel le particulier n’a pas directement accès.
Avoir déjà été condamné ne signifie pas automatiquement être interdit de créer une entreprise. Ce qui compte est la nature de la décision, son étendue et ses effets sur l’activité ou les fonctions envisagées. Si vous avez fait l’objet d’une interdiction de gérer, vérifiez sa durée et son périmètre avant de signer ; une telle interdiction peut, selon son fondement, atteindre 15 ans.
Une fausse déclaration destinée à obtenir une immatriculation n’est pas une simple irrégularité administrative. L’article L. 123-5 du Code de commerce prévoit, pour les indications inexactes ou incomplètes données de mauvaise foi dans son champ d’application, 4 500 € d’amende et 6 mois d’emprisonnement. Des conséquences sur l’immatriculation peuvent également suivre.
Une faute de frappe involontaire n’équivaut pas à un mensonge délibéré, mais elle doit être corrigée. Si vous doutez de votre droit d’exercer après une décision judiciaire, faites examiner cette décision par un professionnel du droit avant de déposer l’attestation.