Le fichier à déposer est la déclaration de non-condamnation et de filiation, signée

Dans le champ « Déposer le fichier » du Guichet unique, la pièce attendue est généralement la déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de filiation. Ce document n’est ni un extrait de casier judiciaire ni une copie de pièce d’identité. Téléchargez ou générez un modèle, renseignez vos informations, datez-le, signez-le, puis téléversez une version lisible dans votre formalité.

Le document à joindre : une déclaration de non-condamnation avec filiation

La déclaration sur l’honneur de non-condamnation atteste que la personne qui crée, dirige ou représente l’entreprise ne fait pas l’objet d’une condamnation ou d’une mesure lui interdisant de gérer, d’administrer, de diriger ou de contrôler une activité professionnelle. Lorsqu’elle est demandée pour une immatriculation, la déclaration de filiation l’accompagne habituellement dans le même document.

Le plus simple consiste donc à déposer un seul fichier complet, avec un nom explicite, par exemple : « declaration-non-condamnation-filiation-nom-prenom.pdf ». Cette organisation réduit le risque de confondre la pièce avec un justificatif d’identité ou un document concernant l’entreprise.

Document	Rôle dans le dossier	À déposer à la place de la déclaration ?
Déclaration sur l’honneur de non-condamnation	Atteste l’absence d’interdiction de gérer	Oui, avec la filiation lorsqu’elle est demandée
Déclaration de filiation	Identifie les parents du déclarant	Elle est généralement intégrée au même fichier
Extrait de casier judiciaire	Document judiciaire distinct	Non, il ne remplace pas la déclaration sur l’honneur
Pièce d’identité	Justifie l’identité du déclarant	Non, elle répond à une autre demande de pièce

Où obtenir un modèle fiable et quoi écrire dedans

Privilégier le modèle officiel ou administratif

Pour éviter une formulation incomplète, utilisez le simulateur de Service-Public consacré à la déclaration de non-condamnation et de filiation. Il permet de préparer un document adapté à la formalité. Un modèle Word est également proposé par le greffe du tribunal des activités économiques de Paris. Dans les deux cas, relisez chaque champ avant de signer : un modèle est une trame, pas un document automatiquement valable si les informations saisies sont inexactes.

La déclaration reprend le principe prévu par l’article 17 de l’arrêté du 9 février 1988 : le déclarant certifie sur l’honneur ne pas avoir fait l’objet d’une condamnation ou d’une sanction lui interdisant d’exercer une activité commerciale ou de gérer une entreprise. Ne rendez pas cette affirmation plus vague. Le document doit rester personnel, clair et sans ambiguïté.

Les mentions à contrôler avant de signer

Le fichier doit identifier précisément son signataire et relier la déclaration à la personne concernée par la formalité. Vérifiez notamment les éléments suivants :

vos nom et prénom(s), tels qu’ils figurent sur votre pièce d’identité ;
votre date et votre lieu de naissance ;
votre adresse personnelle ;
les nom et prénom(s) de votre père et de votre mère ;
la déclaration sur l’honneur relative à l’absence de condamnation ou d’interdiction de gérer ;
le lieu de signature, la date et votre signature.

La filiation sert à mieux identifier le déclarant lorsque des homonymes existent. Elle aide l’administration à distinguer une personne d’une autre portant le même nom et née à une période proche. Recopiez donc les prénoms de vos parents avec la même rigueur que vos propres données, en conservant les accents, les prénoms composés et les noms d’usage lorsqu’ils figurent dans le modèle. Cette précision limite les ambiguïtés lors des contrôles d’identité et de la capacité à gérer.

Signer, numériser et téléverser sans fragiliser le dossier

La déclaration doit être datée et signée en original par l’intéressé. En pratique, complétez le modèle, imprimez-le si nécessaire, apposez votre signature manuscrite, puis numérisez le document. Si votre parcours permet une signature électronique, vérifiez que le fichier final fait apparaître une signature valide et identifiable. La personne qui signe est toujours celle qui effectue la déclaration : un associé, un proche ou un prestataire ne doit pas signer à sa place.

Complétez toutes les informations d’identité et de filiation.
Relisez la déclaration, en contrôlant les dates, l’orthographe des noms et l’adresse.
Indiquez le lieu et la date au moment de la signature.
Signez le document sans masquer une mention importante.
Numérisez la version signée en vérifiant la lisibilité des bords, de la date et de la signature.
Ajoutez le fichier dans la rubrique de pièces justificatives du Guichet unique de l’INPI, puis assurez-vous qu’il est bien associé à la demande avant de la valider.

Ne déposez pas une photographie sombre, un brouillon non signé ou un fichier dont une partie de la page manque. Le libellé exact du champ peut varier selon la formalité, mais la règle reste la même : rattachez la déclaration au justificatif demandé, et non à une catégorie choisie au hasard. Si le portail signale un document incomplet ou illisible, corrigez la pièce et remplacez-la dans le dossier au lieu de multiplier les versions.

Les personnes concernées et ce que l’administration vérifie

Cette déclaration peut concerner un microentrepreneur, un commerçant, un artisan ou le dirigeant d’une société. Elle s’inscrit dans une demande d’immatriculation au Registre national des entreprises et, selon l’activité et la situation de l’entreprise, au Registre du commerce et des sociétés. Depuis le 1er janvier 2023, le Guichet unique est présenté comme le canal d’immatriculation.

La déclaration sur l’honneur ne signifie pas que l’administration renonce à toute vérification. Elle permet au déclarant d’attester personnellement de sa situation, tandis que les autorités compétentes peuvent effectuer les contrôles nécessaires, notamment au regard du casier judiciaire et du Fichier national des interdits de gérer. Une interdiction de gérer peut empêcher d’exercer les fonctions concernées. Selon la mesure prononcée, sa durée peut aller jusqu’à 15 ans.

Une fausse déclaration n’est pas une simple erreur de formulaire

Une faute de frappe peut être corrigée, mais une affirmation volontairement inexacte expose son auteur à des conséquences sérieuses. L’article L. 123-5 du Code de commerce est cité pour les sanctions applicables : jusqu’à 4 500 € d’amende et jusqu’à 6 mois d’emprisonnement en cas de fausse déclaration. Si vous avez un doute sur une ancienne condamnation, une procédure en cours ou une mesure d’interdiction, ne signez pas le modèle automatiquement. Vérifiez votre situation avant le dépôt.

La vérification finale avant de valider la formalité

Avant d’envoyer votre dossier, contrôlez d’abord le contenu, puis le fichier. Cette dernière vérification peut éviter une demande de complément et un retard dans l’immatriculation.

La déclaration comporte bien la non-condamnation et la filiation.
L’identité correspond exactement à celle renseignée dans la formalité.
Les deux parents sont identifiés avec leurs nom et prénom(s).
Le lieu et la date sont présents.
La signature est visible et provient du déclarant lui-même.
Le document est complet, lisible et téléversé dans la bonne rubrique.
Le fichier joint n’est pas un extrait de casier judiciaire déposé à la place de la déclaration.

Conservez enfin une copie du document signé et de la pièce téléversée. En cas de demande de correction sur le Guichet unique, vous pourrez comparer la version déposée, corriger uniquement ce qui manque et transmettre un fichier propre. Cette méthode est utile lorsque plusieurs dirigeants ou associés doivent fournir chacun leurs propres justificatifs.